eMandat : signature électronique des mandats de gérance pour le groupe Pichet

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Compétences associées

Pichet Administration de Biens est une filiale du groupe Pichet spécialisée autour de 3 activités : la gestion locative, la location et le syndic de copropriétés. Son objectif ? Simplifier la vie des propriétaires, être à leur côté tout au long de leur projet de vie immobilière et valoriser leur patrimoine en toute sérénité.

Contexte du projet

Le Groupe Pichet souhaitait accélérer la digitalisation de ses outils et optimiser les coûts sur les coûts financiers, notamment ceux liés aux envois postaux et aux traitements des dossiers.

Pichet Administration de Biens s’est alors lancé dans la mise en œuvre de solutions de signatures électroniques ouvrant la voie à des parcours d’achat totalement, ou majoritairement, dématérialisés. L’objectif étant de répondre aux attentes des clients notamment en facilitant et raccourcissant les temps de traitement des dossiers en interne.

Ordinateur portable posé sur une table avec à l'écran la solution eMandat

Pichet a confié à Clever Age la création d’un outil innovant dédié aux équipes du service ADB (Administration de Biens) pour la gestion et le suivi des mandats de gérance et leur signature électronique à distance par les clients. Le but étant de digitaliser le processus qui était alors 100% papier. Les prérequis étaient : la validation des données, la génération des mandats, la complétion client en ligne ainsi que la signature électronique.

Conception centrée utilisateur

La phase de conception et de prototypage a permis d’identifier avec le métier et avec les utilisateurs finaux de l’application tous les cas d’usage qui devaient être inclus dans le produit. Cette phase a également permis de placer les utilisateurs finaux au centre du projet et d’assurer que le produit final corresponde à leurs attentes. Les ateliers de conception ont été menés avec plusieurs responsables du métier et de futurs administrateurs.

Spécifications et développements

La phase de spécifications qui a suivi a permis de figer définitivement le périmètre sur lequel les développements devaient porter. Une certaine flexibilité a toutefois été conservée au cours de la phase de réalisation de façon à faire évoluer le périmètre et le budget lorsque cela était nécessaire.

La phase de développement a nécessité une coordination très conséquente, le SI étant composé de nombreuses briques (CRM, GED, Signature électronique, etc.) gérées par un nombre d’intervenants important. L’outil devait inclure également un registre des mandats permettant de stocker l’historique de tous les mandats (y compris ceux qui ont été signés avant la mise en place de ce nouvel outil).

 

Schéma représentant l'architecture fonctionnelle de la solution eMandat
Schéma représentant l’architecture de la solution eMandat

Résultats observés

eMandat permet désormais de synchroniser les données clients depuis le CRM, puis de les stocker. L’outil permet ensuite de récupérer les documents clients ainsi que les mandats dans la GED pour enfin fournir un parcours utilisateur digital jusqu’à la signature finale. La solution définitive permet aux administrateurs de l’ADB de gérer une majorité des mandats électroniquement et de gagner un temps précieux sur la gestion de ces derniers.

Les administrateurs sont pleinement satisfaits, l’outil a été accueilli de manière très positive lors de son lancement. La promesse de gain de temps était importante et l’objectif est atteint. Les équipes de Pichet ADB ont assuré une conduite du changement qui a permis une transition pas à pas au sein des effectifs. Les administrateurs du site jugent l’outil efficace, attrayant et simple à prendre en main.