Depuis quelques années, un constat s’impose : la transformation digitale des entreprises s’accélère et touche de plus en plus de domaines.
Des solutions émergent pour aider les entreprises à gérer plus finement par exemple leur cycle de vie produit avec les PIM (Product Information Management) ou encore leur cycle de vie commande avec les OMS (Order Management System).
Ce phénomène répond à une pression croissante sur les entreprises qui doivent suivre le rythme toujours plus soutenu des évolutions technologiques…
La transformation digitale visant à améliorer et à accélérer les processus s’applique aussi à la gestion du cycle de vie des contrats (Contract Life Management).
Le nombre de solutions CLM n’a de cesse d’augmenter d’année en année depuis 2010 pour répondre au besoin capital des entreprises de gagner en productivité. Ainsi, une étude de 2012 menée par l’IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) montrait qu’une mauvaise gestion des contrats pouvait représenter une perte de 9% du revenu annuel pour une entreprise..
Selon une étude IMARC Group, le marché des CLM estimé à 1,5 milliards de dollars en 2021, devrait normalement atteindre les 6 milliards de dollars en 2026.
Qu’est-ce qu’un cycle de vie des contrats ?
Avant de détailler, il est primordial de comprendre ce que représente un cycle de vie contrat pour mieux identifier les apports d’une solution CLM.
La définition de la gestion du cycle de vie des contrats d’après Gartner est définie comme suit :
“… Une solution et un processus permettant de gérer le cycle de vie des contrats créés et/ou administrés par l’entreprise, ou ayant un impact sur celle-ci. Ils peuvent inclure des contrats avec des tiers tels que contrats de sous-traitance, d’approvisionnement, de vente, de non-divulgation de propriété intellectuelle, de location, de gestion des infrastructures et toute autre licence ou tout accord contenant des obligations contractuelles aujourd’hui et à l’avenir.”
Le cycle de vie d’un contrat se caractérise finalement par 3 grandes phases :
- Les phases pré-signature
- La phase de signature
- Les phases post-signature
Phase de pré-signature
- Elle démarre par la demande qui peut passer par une réponse à un AO (Appel d’Offre) ou faire suite à une demande de devis par exemple
- Elle se poursuit par une phase de rédaction du contrat généralement en interne avec plusieurs itérations et un point important d’historisation des différentes versions
- Ensuite vient la phase de négociation qui est souvent itérative, chaque partie apportant des modifications, précisions au contrat
- Puis, vient la phase d’approbation qui voit le client approuver la dernière version du contrat
Phase de signature
Cette phase vient finaliser la contractualisation entre les différentes parties prenantes.
Une phase qui peut nécessiter du temps si plusieurs services sont parties prenantes pour signer le contrat. Cela peut être le cas sur des contrats internationaux avec l’obligation de faire signer le contrat au niveau groupe et filiale d’une entreprise. Ou encore dans le cas de faire signer différents services comme le service administratif, mais aussi le service opérationnel qui sera chargé de mettre en application/réaliser le service contractualisé.
Phase post-signature
- Cette phase démarre généralement par la mise en oeuvre de la prestation, service contractualisé
- Elle se poursuit avec le suivi du contrat en s’assurant du respect de ses termes, obligations (comme le respect des SLA par exemple) ou encore de sa conformité (les moyens humains et/ou matériel sont respectés)
- Elle se termine par d’éventuelles modifications de contrat via des avenants autour d’un changement de loi par exemple ou encore par une révision de termes. L’étape ultime étant soit la clôture du contrat et son archivage, soit son renouvellement
Comme dans le cas d’un PIM ce cycle de vie des contrats nécessite très souvent l’intervention de différents services dont le travail collaboratif permet d’aboutir à la version qui sera soumise au client pour approbation.
Les avantages d’une solution CLM
QuelleS différenceS entre CLM et Contrathèque ?
Vous entendrez souvent parler de contrathèque et de solution CLM, bien que ces deux outils adressent la gestion des contrats, leurs périmètres restent différents, bien que très complémentaires.
La centralisation des contrats étant un réel sujet d’importance pour nombre d’entreprises, un CLM embarquant sa propre contrathèque sera un critère d’importance.
Apports d’un CLM
Si l’on devait résumer en 3 mots les principaux atouts d’un CLM, ce serait :
CENTRALISER – OPTIMISER – FIABILISER
Une solution CLM offre de nombreux avantages suivant différents axes :
Gain de temps : optimisation des processus
- Centralisation des données
Que ce soit les contrats dans la contrathèque ou encore le clausier répertoriant toutes les clauses en fonction de leur domaine d’application. Un référentiel des contrats uniques partagés par tous au sein de l’entreprise - Réduction du délai de contractualisation
Création de contrat à partir de modèles pré-définis intégrant des clauses en fonction du domaine d’application - Automatisation des tâches répétitives
Réduction du temps et des ressources nécessaires à la gestion des contrats comme l’envoi automatique à différentes étapes du cycle de vie - Travail collaboratif
La mise en place d’un espace de travail avec un workflow défini et l’attribution de tâches aux bonnes personnes au bon moment du cycle. Une vision partagée entre tous des contrats en cours d’élaboration
Réduction des risques et conformité
- Identification et prévention des risques de contentieux
Déclenchement d’alertes sur les échéances de contrat ou la négociation de clauses critiques en se basant sur les engagements issus d’anciens contrats. - Contrôle de conformité
Contrôle garantissant pour chaque contrat le respect des normes légales en vigueur. Un enjeu majeur, particulièrement sur les contrats internationaux
Un suivi maîtrisé
- Versioning et notifications
Une gestion de version draft des contrats durant toute la phase pré-signature avec notifications aux parties prenantes des modifications. Réduction des risques et délais - Renouvellement et notifications
Gestion proactive des renouvellements, expiration des contrats et notifications aux personnes en charge du suivi contractuel - Visibilité à 360°
Une visibilité sur les contrats en cours mais aussi sur les engagements des contrats passés comme base de connaissances, partagée par tous
Visibilité et traçabilité
- Workflows d’assistance
Les commerciaux et responsables sont guidés par des assistants automatiques à la création des contrats et au contrôle des modifications passant par des workflows d’approbation - Vue d’ensemble
Un référentiel contractuel visible de tous et à chaque instant pour une meilleure gestion du suivi - Traçabilité
Suivi des modifications apportées aux contrats tout au long du cycle, avec les notifications des interactions et approbations
Économies et rentabilité
- Réduction de coûts
D’une part l’automatisation des processus réduit les coûts administratifs et de l’autre, la centralisation réduit les coûts en raccourcissant les temps d’échanges comme les délais de contractualisation - Optimisation des clauses contractuelles
Repérer les améliorations possibles des termes de contrat aide à maximiser la rentabilité des accords - Rapports détaillés
Les prises de décisions stratégiques peuvent s’appuyer sur des rapports détaillés concernant les tendances, les risques et les performances des contrats
Exemple de rapport du CLM Sirion :
- Analyse prédictive
Dans certains cas, le CLM dispose des capacités d’analyse prédictive à même d’anticiper les tendances et faciliter certaines décisions.
Une intégration au coeur du SI
Le CLM comme toute nouvelle application doit venir s’intégrer à votre SI et trouver sa place pour être alimenté en amont et diffuser de l’information en aval.
Un exemple d’intégration montre un CLM :
En amont :
En entrée, le CLM est alimenté par 2 canaux :
- Une force de vente correspondant au service commercial de l’entreprise qui démarche des clients en vue d’obtenir des contrats
- Un CPQ (Configure Price Quote) qui est l’entrée des devis vers la contractualisation
- Un autre point d’entrée pourrait être le CLM de client à même de fournir leur propre modèle de contrat
En aval :
En sortie, le CLM peut adresser différentes briques :
- Une brique Finance pouvant être représentée par un ERP et qui va récupérer les données de contrats signés en vue de calculer et de prévoir les échéances de paiement
- Une partie de Services qui pourrait regrouper un CRM et/ou un MDM pour remonter les informations de contrats sur les entités clients pour le suivi et notamment pour les alertes sur expiration ou renouvellement de contrat
- Le CLM peut aussi être connecté à des solutions d’analyses décisionnelles de type BI par exemple
- Le CLM peut aussi être connecté avec le(s) CLM des clients pour leur “pousser” les contrats au moment des étapes d’approbation et de signature
- Enfin, pour finir, certains CLM peuvent être connectés à des solutions de signature électronique dans le cas où ils ne possèderaient pas cette fonctionnalité
Quel apport de l’IA au sein d’un CLM ?
L’IA est actuellement un des sujets majeurs qui investit de nombreux domaines. Celui des CLM n’échappe pas à la règle où l’on commence de plus en plus à parler d’Intelligence contractuelle.
Comme nous l’avons vu précédemment, la force d’un CLM est notamment d’automatiser un nombre de tâches répétitives et souvent fastidieuses. L’IA représente une contribution significative dans ce secteur.
Un livre blanc publié en 2023 par Wolters Kluwer aborde le sujet de l’IA au service du juridique dans le domaine de la gestion des contrats.
Un graphique résume à lui seul la répartition entre automatisme, IA et intervention humaine sur le cycle de gestion des contrats. (source : https://www.village-justice.com/articles/comment-accelere-analyse-revision-des-contrats,45773.html)
Ce qu’il faut en retenir, c’est que l’IA apporte toute sa puissance sur les tâches de contrôles et de conformité des contrats.
De fait, une fois le contrat intégré dans le CLM, l’IA va être en mesure de l’analyser :
- En repérant les clauses et en les comparant avec celles pré-définies par l’entreprise
- En comparant le modèle du contrat et sa cohérence avec des contrats passés sur le même domaine
- En vérifiant certaines sources, notamment s’il y a des clauses spécifiques avec des fournisseurs
Cette analyse fournit ensuite un indice de confiance sur le contrat que l’humain sera à même de valider/invalider. Certaines solutions CLM apportent un gain de temps considérable sur ces phases avec l’intégration d’une IA, où 3h de relecture se réduisent à 45 min de vérification de l’analyse réalisée par l’IA.
Dès lors, un moteur d’IA devient un élément différenciateur entre deux CLM.
Exemple avec l’IA du CLM Icertis :
Comment choisir sa solution CLM ?
Nous l’avons déjà mentionné, le marché des CLM est en pleine explosion et l’on compte environ 200 CLM.
De fait, faire un choix peut s’avérer compliqué et en première approche il peut être intéressant de s’appuyer sur des études comme le dernier rapport Gartner de 2023 sur les CLM.
La première étape primordiale est de définir le besoin de votre entreprise en consultant les parties concernées : direction commerciale, direction juridique, direction opérationnelle, informatique, etc.
Analyser vos processus actuels, leurs limites, leurs manquements car ce sont ces éléments qui viendront enrichir votre cahier des charges.
Benchmarker différentes solutions CLM nécessite de définir les bons critères de comparaison. En voici une liste non exhaustive :
- Périmètre fonctionnel
- Numérisation des contrats notamment à partir de contrats papiers ou scannés pour une intégration rapide et efficace
- Contrathèque pour structurer le stockage centralisé des contrats
- Clausier pour stocker l’ensemble des clauses classées par domaine
- Historique du versioning qui permet de travailler sur des drafts sur toutes les phases de pré-signature
- Workflow configurable afin de configurer les étapes en fonction de vos processus et couplé à un système de notifications et d’alertes
- Négociation en temps réel pour rassembler toutes les parties internes de l’entreprise et le client final autour du même document
- Un outil de signature électronique pour sécuriser la signature par l’ensemble des signataires
- Un outil d’IA pour assister les équipes dans le contrôle/vérification des contrats et dans certains cas apporter des analyses prédictives
- Un outil de reporting et analyse pour suivre les KPI que vous aurez définis et utiliser le CLM dans une démarche d’amélioration continue.
Un point différenciant entre les solutions est souvent la partie post-signature qui est plus ou moins bien adressée.
- Domaine d’activité
Il est important de savoir que des CLM sont plutôt adressés et performants pour des domaines d’activité donnés.
Ainsi les CLM :- Sirion et DocuSign sont plutôt sur des typologies de clients banques, immobilier, communication/média, industrie manufacturière
- Agiloft adresse des typologies de clients dans le médical, science de la vie, fabrication, communication
- UX/UI
Il est important de ne pas négliger l’orientation “user friendly” d’une solution qui rendra son adhésion plus aisée - L’interopérabilité
Une solution CLM disposant de connecteurs compatibles à vos solutions de CRM/ERP serait un plus, ou du moins ayant une richesse d’APIs utilisables - Modèle de la solution
Choisir entre On premise (hébergé chez vous ou chez un hébergeur), SaaS ou PaaS (hébergement et infogérance par l’éditeur de la solution). En sachant que la tendance actuelle penche vers le modèle SaaS pour nombre d’acteurs - Sécurité
Un CLM gérant des contrats et pouvant être un portail pour vos clients, la sécurité reste un élément majeur. Suivant votre cas, certaines certifications pourraient être nécessaires comme la certification SOC2 ou encore, si vous évoluez à l’international, la certification FedRAMP, ou encore la norme HIPAA si vous êtes dans le domaine de la santé aux USA par exemple - Coût
Il convient de prendre en compte les frais de licence, les frais d’installation, les frais de formation ainsi que les coûts de maintenance et de support - Accompagnement éditeur
Un point différenciant entre 2 solutions peut porter sur la qualité du service client et son accompagnement. Ainsi, un éditeur basé aux USA avec son support en Inde sera désavantagé que si vous êtes français et cherchez un CLM pour votre activité en France.
Conclusion
Le marché des CLM est un domaine en pleine explosion apportant une réponse aux entreprises et organisations qui souhaitent moderniser leur gestion contractuelle et abandonner la gestion papier ou Excel des contrats. L’autre enjeu reste de centraliser l’ensemble des documents qui, actuellement, sont le plus souvent disséminés un peu partout.
Le CLM propose aux services juridiques et commerciaux le même gain qu’un PIM pour le service marketing : la promesse de passer moins de temps sur des tâches pour se concentrer sur les cas complexes, non automatisables et apporteurs de valeur ajoutée.
Il convient de fait de choisir la solution la mieux adaptée à son marché et ses processus tout en gardant à l’esprit qu’il s’agit là aussi de projet où la conduite au changement est primordiale et clé du succès.
Alors prêt à vous lancer ? Nous sommes là pour vous accompagner :
